會議管理與實務 解答

動議必須一人以上附議始得成立，而權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議也需附議。

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凡是涉及人民權益事項之決定的會議，大多屬於審議性會議。

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提出修正動議時，不需要有人附議。

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附屬動議包含了：散會動議、擱置動議動議、停止討論動議、延期討論動議、付委動議、修正動議動議、無期延期動議。

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復議動議在同次會議中任何人皆可提出，在下次會議中只有表決勝利的人才可提出。

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權宜問題因為攸關全場，所以權宜問題的事項需要經過討論。

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相較於出席人，列席人享有完整的發言、動議、提案、討論、表決與選舉的權利。

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會議之後，主持人應該注意的事項為：會中之決議事項倘屬重要者，應擇錄簽報送各相關機關人員辦理。

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假設在時間不太夠的情況下，為了節省與壓縮時間，可以將兩個動議一起討論。

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在他人取得發地位或進行表決、選舉時，不得提出動議。但權宜問題、秩序問題、會議詢問及申訴動議不在此限。

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會後檢討缺失並作成記錄，為主辦機關與人員應該注意與辦理的事項。

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報告事項與討論事項，在會議流程中並無特定比例，視會議的性質而定。

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第一修正與第二修正動議以第二修正動議為優先處理。

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復議動議須於同一次會議或下一次會期中提出，過期即不得再提。

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對於法規修正則依提出先後順序討論，就其與本題旨趣距離較近者，依次表決。

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當會議現場發生爭執衝突時，較佳的處理方式可以是請發怒的與會者談談原因，以此消弭憤怒。

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法規審查時，必須分章分節依次討論，每章節逐條順序進行。

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身為會議的出席者，最好可以在會前擬出自己的發言稿並製成書面，方便大家瞭解想法。

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會議文書製作基本要求為：「簡、淺、明、確」與「迅速、整齊、一致、完整」。

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出席人對表決結果發生疑問，提出權宜問題，經主席認可得重行表決，但以三次為限。

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一般來說，散會動議的順序優於休息動議與擱置動議。

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針對會議遲到者，主席不應該姑息，也應該讓遲到者知道他們的行為對會議的影響。

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討論事項與臨時動議，在開會的流程上，因為有明顯區別，所以不能列在一起。

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開會通知單最好在開會前三天發出即可。

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內容複雜的議案，得先就全案要旨廣泛交換意見，其次分章分節，依次討論。

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會議一定是四個人以上，依照一定之規則，大家來研究事理、達成決議，還有解決問題：這樣才可以群策群力。

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修正動議與主動議，以主動議為優先處理。

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凡動議未經附議前仍得收回，若經附議後，若非經附議人同意不得收回。

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在會議之後，辦理租用結算事宜，為主持人應該注意的事項。

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公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。這是出席會議者應有的責任。

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會議的時間、地點雖無明文規定，但仍需滿足人性化考量的彈性需求。

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已經執行的表決結果，後因不合時宜，仍可副議。

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對於人選、款項、時間、數字等，依照提出先後順序，依次表決至通過其一為止。

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會議的討論，依優先順序，逐一討論；同一時間，不得討論二動議。

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詳細的開會時間地點、正確的出席人列席人名單，是開會通知必備的格式。

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凡提出新事件，需要經附議成立，由主席宣付討論及表決者，屬於附屬動議。

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腦力激盪會議是屬於諮詢性會議。

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一般來說，為強調會議氣氛的莊重，會議室最好選擇方桌式的會議室。

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無其它動議在場時，可以提出附屬動議。

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為了讓下次會議時間的安排可以更嚴謹，最好是在散會之後以書面徵詢與會者的意見並安排。

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以e-mail寄送會議資料，僅限於不須加密的文件。

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並非所有形式的人群聚會都屬會議，只有本民主素養，循一定規則、程序進行討論，匯集不同意見，達成最後決定的活動才叫會議。

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諮詢性會議的目的僅在集思廣益、激發參與，提供主辦機關決策或處理事務的參考，不具絕對效力。

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為能有效統計出席人數，開會通知單最好可以提供回條機制。

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某主管針對某月的績效，在會議室裡，針對三位同仁狠狠教訓了一個小時，此算得上會議的表現。

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在會議之後鼓勵會議工作者之辛勞，並辦理獎懲事宜；此為與會機關及人員應該配合的事項。

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出席人一旦提出秩序問題時，主席須立即決定是否採納，或是立即徵求在場的與會者之意見，來決定是否接納或表決。

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對於議場偶發之緊急事件，足以影響議場全體會眾或個人權利者，即得提出權宜問題。

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鼓掌一種表決方式。

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